对于一般工作程序,行业的通常做法是物业管理企业提出对外委分包单位的资质要求、服务范围和服务标准,编制相关的招文件或外委专项服务邀请函,通过采购服务程序进行采购活动。按照市场调查的结果,对相关专项服务供应商发出招标材料,物业管理企业的评标根据预先确定的评标标准和评标办法,对各服务供应商提交的材料进行综合评价,终确定服务质量高、保障能力强且费用合理的供应商作为外委服务中标单位,并签订外委服务合同。在此过程中,对于优化的工作流程、评标准则的确定环节需要特别关注。
在进行物业专项服务外包工作时,选择合适的务供应商只是物业管理企业外包业务成功的基本条件,而认真起草和签订一份的外包合同或协议,不仅是对外包服务工作质量的有力保障,同时也是进行物业管理服务外包业务的关键。对于委托合同或协议的建立,有些物业管理企业存在认识误区,认为合同或协议是用来规范不诚信企业之间的文书,如果物业管理企业和服务供应商有着良好的合作关系,那么一定在这次合作时会有着良好的相互服务关系。其实,这种认识是错误的。合同或协议是规范双方行为的文件,作为双方共同遵守的依据,保护的是双方的利益。其内容应包含:合作范围、运作方式、服务方案、实施计划、责任划分、转包、保险事宜、合约修改与终止、付款方式、事故赔偿等事项。
,物业的实物验收,也就是实物数量验收。实物验收其大意义在于,为日后建立台账、运行成本分析及完好率提供依据。
第二,功能验收,主要说的是,设备的使用功能验收。设备的使用功能验收其大意义在于,通过查验,把查验设备问题及缺陷,定义在是物业的接管前,还是接管后的问题,为日后的责任划分提供依据。
第三、工程资料验收,也就是物业建设的所有工程资料,工程资料的验收其意义在于建立完整的原始档案,为日后查阅提供保证。